PODMÍNKY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
společnosti BRNOCLIMA a.s., IČ 255 78 456, sídlem Košinova 2974/13, Královo Pole, 612 00 Brno, zapsané v OR vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 7916.
I. Úvodní ustanovení
Obchodní společnost BRNOCLIMA a.s., IČ 255 78 456, sídlem Košinova 2974/13, Královo Pole, 612 00 Brno, zapsaná v OR vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 7916 (dále jen „správce“) nabízí fyzickým či právnickým osobám ke koupi vzduchotechnická a klimatizační zařízení LG, DAIKIN a SINCLAIR, a dále těmto osobám nabízí své služby v oblasti vzduchotechnických a klimatizačních zařízení spočívající zejména v servisních (opravy, údržba a/nebo čištění) a montážních pracích (dále společně jen jako „služby“).
Je-li přímým či nepřímým účastníkem smluvního vztahu se správcem fyzická osoba (podnikatel či spotřebitel) (dále jen „zákazník“), dochází ze strany správce ke zpracování osobních údajů zákazníka; ochrana osobních údajů zákazníka se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“).
S ohledem na článek 7 odst. 2 Nařízení správce v tomto dokumentu upravuje podmínky ochrany osobních údajů zákazníků v souvislosti s poskytováním služeb správcem zákazníkům.Pro účely těchto podmínek se rozumí:
osobním údajem ve smyslu čl. 4 odst. 1 Nařízení veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné osobě (tj. subjektu údajů), přičemž identifikovatelnou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například na jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby,
(i) zpracováním ve smyslu čl. 4 odst. 2 Nařízení jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení,
(ii) správcem ve smyslu čl. 4 odst. 7 Nařízení osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, jako i osoba,
(iii) zpracovatelem fyzická nebo právnická osoba, která zpracovává osobní údaje pro správce.
II. Kontaktní údaje správce
Správce je možné kontaktovat těmito způsoby:
- kdykoli prostřednictvím zprávy zaslané na e-mailovou adresu info@brnoclima.cz (primární způsob komunikace se správcem),
- v pracovní dny mezi 9-17 hodinou na tel. čísla +420 541 260 705-8 (spojovatelka) či 778 544 473,
- dopisem doručeným na adresu provozovny správce (Košinova 13, 612 00 Brno),
- po předchozí domluvě se sekretariátem správce (tel. č. +420 778 544 472) osobně návštěvou provozovny správce (Košinova 13, 612 00 Brno),
přičemž těmito způsoby je možné se na správce obracet (nejen) s jakýmikoli dotazy, žádostmi či námitkami ve vztahu k osobním údajům zákazníka. Správce uvádí, že zejména z důvodu rychlosti a povahy elektronického písemného dokumentu preferuje jako primární způsob komunikace s ním způsob dle písm. a) výše, čímž však jakkoli neomezuje možnost zákazníků obracet se na správce kterýmkoli ze způsobů výše uvedených.
III. Zpracování osobních údajů zákazníků
Od okamžiku vzniku smluvního vztahu mezi správcem a zákazníkem, který mezi správcem a zákazníkem vznikl pro účely poskytování služeb správcem zákazníkovi, zpracovává správce zejména ty osobní údaje zákazníka, které jej identifikují jako smluvní stranu (jméno a příjmení, místo bydliště či sídla a datum narození či identifikační číslo), když bez toho, aby správce tyto osobní údaje zákazníka zpracovával, není správce schopen plnit své povinnosti vyplývající ze smluvního vztahu se zákazníkem; k tomuto zpracování osobních údajů zákazníka je tedy správce oprávněn dle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení. Správce se zákazníkem se dále mohou dohodnout na tom, že správce bude zákazníka informovat (telefonicky či na e- mailovou adresu) např. o naskladnění zboží, odeslání zboží zákazníkovi, předpokládaném termínu plnění atp.; pro tyto případy je ve smlouvě uzavřené se zákazníkem uveden příslušný kontakt na zákazníka (telefonní číslo a/nebo e-mailová adresa) s tím, že v tomto případě svědčí správci důvod ke zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení. S ohledem na povahu smluvních a zákonných povinností správce může být dále ze strany správce nezbytné zpracovávat číslo bankovního účtu zákazníka, je-li v daném smluvním vztahu relevantní (např.
při uplatnění práv z vadného plnění zákazníkem či odstoupení od smlouvy apod.), když bez zpracování tohoto osobního údaje zákazníka by správce nemohl splnit své smluvní a/nebo zákonem stanovené povinnosti; jedná se tedy o zpracování zákonné dle čl. 6 odst. 1 písm. b) a/nebo c) Nařízení.
Tyto podmínky ochrany osobních údajů jsou zákazníkovi předloženy k tomu, aby se s nimi zákazník seznámil, před tím, než dojde ke vzniku smluvního vztahu mezi správcem a zákazníkem. Ke zpracování osobních údajů zákazníka ze strany správce nedochází bez toho, aby zákazník získal skutečnou příležitost se s těmito podmínkami seznámit.
Zákazník bere na vědomí, že správce bude zpracovávat takové osobní údaje, které zákazník správci sdělí; budou-li tyto osobní údaje z důvodu na straně zákazníka nepravdivé, nepřesné, neúplné či se v průběhu času stanou neaktuální, nelze to přičítat k tíži správce. Tím není vyloučeno právo zákazníka na opravu ve smyslu čl. 16 Nařízení, a to bez ohledu na to, zda údaje v minulosti zákazníkem uvedené byly nepřesné, nepravdivé, neúplné či se v průběhu času staly neaktuální; toto právo může zákazník uplatnit kdykoli po dobu zpracování jeho osobních údajů správcem, a to na základě žádosti sdělené správci kterýmkoli ze způsobů dle čl. II těchto podmínek. V žádosti zákazník uvede své jméno a příjmení (ke ztotožnění zákazníka) a dále údaje, které si přeje ve vztahu ke své osobě opravit, jako i jakým způsobem
má tato oprava proběhnout. Správce je povinen této žádosti vyhovět bez zbytečného odkladu po jejím doručení. Žádost na opravu nemá vliv na plnění správcem před doručením této žádosti již poskytnutá. Správce je oprávněn si vždy před rozhodnutím o žádosti si vhodným způsobem ověřit, že žádost podal k tomu oprávněný subjekt.
Zákazník je dále oprávněn kdykoli po dobu zpracování jeho osobních údajů správcem uplatnit právo na výmaz ve smyslu čl. 17 Nařízení, tedy právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu přestal zpracovávat všechny či některé z osobních údajů, které se zákazníka týkají; to však pouze v případě, že je splněna alespoň jedna z podmínek dle čl. 17 odst. 1 písm. a) až f) Nařízení, a zároveň není-li zde přítomen některý z důvodů dle čl. 17 odst. 3 písm. a) až e) Nařízení. Toto právo může zákazník uplatnit kdykoli po dobu zpracování jeho osobních údajů správcem, a to některým ze způsobů uvedených v čl. II těchto podmínek. V žádosti zákazník uvede své jméno a příjmení (ke ztotožnění zákazníka) a dále údaje, které má správce přestat zpracovávat. Článek V odst. 3 těchto podmínek těchto podmínek zůstává uplatněním práva na výmaz nedotčen. Postup správce při vyřizování takové žádosti je uveden v čl. V. odst. 6
těchto podmínek. Správce je vždy před rozhodnutím o žádosti si vhodným způsobem ověřit, že žádost podal k tomu oprávněný subjekt.
IV. Zpracování pro účely marketingu
Zákazník bere na vědomí, že v souladu s bodem 47 odůvodnění Nařízení je správce oprávněn zpracovávat osobní údaje zákazníka, které od něj v souvislosti s poskytováním služeb obdržel (konkrétně e-mailová adresa), rovněž i za účelem přímého marketingu vlastních produktů a služeb správce (zejm. slevové akce a nové služby nabízené správcem) ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení z důvodu oprávněných zájmů správce, a že k tomuto účelu souhlasu zákazníka není bez dalšího třeba. Správce výslovně prohlašuje, že jiné osobní údaje zákazníka, než jeho e-mailovou adresu, pro marketingové účely zpracovávat nebude.
Zákazník je ve smyslu čl. 21 Nařízení oprávněn kdykoli vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu správce, a to v každém případě jednoduchým způsobem a zdarma. Zákazník je oprávněn především již při získání osobních údajů zákazníka správcem, jako i kdykoli poté, sdělit správci, že o zasílání marketingových sdělení nemá zájem. Uplatnit své právo může zákazník rovněž prostřednictvím odkazu uvedeného v každém jednotlivém marketingovém sdělení správce. Vznesením námitky proti zpracování osobních údajů zákazníka pro účely přímého marketingu správce, resp. odmítnutím zasílání dalších nabídek zákazníkovi, nemohou již být osobní údaje zákazníka správcem pro účely marketingu dále zpracovány, a to až do doby, než zákazník souhlas správci případně opět udělí.
Správce neprovádí v rámci marketingu ve smyslu čl. IV odst. 1 těchto podmínek žádné automatizované rozhodnutí, včetně profilování, ve smyslu čl. 22 odst. 1 a 4 Nařízení, a v rámci těchto obchodních sdělení správce neprovádí cílenou reklamu (reklamu zohledňující aktivity, preference a předchozí objednávky zákazníka).
V. Další informace a poučení pro zákazníka
- Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, ani neurčil zástupce pro plnění povinností ve smyslu Nařízení. Osobní údaje zákazníka mohou být poskytnuty osobám, které správci poskytují právní či účetní služby v zájmu zajištění řádného plnění povinností správce stanovených obecně závaznými právními předpisy (mj. povinnosti vyplývající z daňových či účetních předpisů) či uplatnění a/nebo ochrany z obecně závazných právních předpisů vyplývajících nároků a práv správce vůči zákazníkovi, bude-li toho třeba (zejména vztahující se
k případnému neuhrazení ceny za služby zákazníkem či uplatnění práv z vadného plnění zákazníkem vůči správci). V neposlední řadě může dojít k poskytnutí osobních údajů zákazníka veřejným orgánům, svědčí-li jim k tomu zákonný titul (zejména orgány činné v trestním řízení, správní orgány či orgány soudní). Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje zákazníka do třetí země, mezinárodní organizaci nebo jiným než výše uvedeným osobám. - Osobní údaje zákazníka budou zpracovány po dobu trvání smluvního vztahu mezi zákazníkem a správcem, a dále pak po dobu, po kterou je správce povinen tyto údaje uchovávat dle obecně závazných právních předpisů, minimálně tedy po dobu 5 let dle zákona o účetnictví či po dobu 10 let dle zákona o DPH, a to vždy právě v rozsahu nezbytném pro splnění povinností správce příslušnými obecně závaznými právními předpisy stanovenými. Vedle toho je po zániku smluvního vztahu mezi správcem a zákazníkem správce oprávněn zpracovávat osobní údaje zákazníka v nezbytně nutném rozsahu rovněž i k případnému uplatnění a/nebo ochraně z obecně závazných právních předpisů vyplývajících nároků a práv správce vůči zákazníkovi, tj. po dobu objektivní promlčecí lhůty, která činí 10 let.
- Po uplynutí doby dle předchozího odstavce správce veškeré osobní údaje zákazníka, které není nadále oprávněn zpracovávat, bez dalšího zničí, neudělí-li mu zákazník písemný pokyn k tomu, aby mu správce veškeré osobní údaje zákazníka předal (zákazník v takovém případě rovněž sdělí způsob předání). V takovém případě je správce zákazníkovi předá, a to na náklad zákazníka.
- Zákazník má dále, krom v těchto podmínkách již uvedeného, právo požadovat od správce přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, má právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci, a to ve smyslu článků 15 až 21 Nařízení. Zákazník má dále právo podat stížnost u dozorového orgánu (Úřadu pro ochranu osobních údajů, resp. jiného dozorového úřadu s působností v oblasti ochrany osobních údajů), má-li za to, že správce při zpracování osobních údajů zákazníka postupuje v rozporu s Nařízením.
- jakékoli žádosti zákazníka ve smyslu předchozího odstavce je správce povinen vyřídit bezodkladně, nejpozději do 30 dní od obdržení žádosti; tuto lhůtu je možné prodloužit až o další dva měsíce z důvodů uvedených v čl. 12 odst. 3 Nařízení. Žádosti přijímá správce způsoby dle čl. II těchto podmínek. Žádost musí vždy obsahovat identifikaci zákazníka tak, aby správce mohl spolehlivě určit, o jakého konkrétního zákazníka se jedná, a dále sdělení toho, oč zákazníkovi jde a co po správci požaduje; je-li to nutné, uvede zákazník rovněž i to, jakých osobních údajů, které se k němu vztahují, se jeho žádost konkrétně týká. Informaci o vyřízení žádosti poskytne správce zákazníkovi v elektronické formě na poslední správci známou emailovou adresu zákazníka, nebude-li v žádosti výslovně uvedeno jinak; není-li emailová adresa zákazníka správci známa, poskytne správce informaci písemně na poslední známou adresu bydliště či sídla zákazníka. Jestliže správce opatření, o něž zákazník v žádosti žádal, nepřijme (žádosti nevyhoví), informuje jej správce o důvodech takového nepřijetí a současně o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádost o soudní ochranu.
VI. Závěrečná ustanovení
Tyto podmínky nabývají účinnosti dne 25. 5. 2018.
S obsahem Nařízení (a jeho v těchto podmínkách výslovně odkazovaných i neodkazovaných ustanovení je možné se seznámit na této internetové adrese: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32016R0679. Nařízení je zde dostupné v jazyce všech zemí Evropské unie.